2021-08-12 11:25:00

仕事の合間や移動中など、まとまった時間が取れない日でも、スマホ一つで情報整理や連絡、企画準備まで進められる時代になりました。 「忙しくて手が回らない」「後回しにしてしまう作業が多い」という方ほど、アプリの使い分けが業務効率を大きく左右します。 今回は、実際にビジネスの現場で使いやすく、スキマ時間を有効に活かしやすいおすすめアプリを10個、目的別に紹介します。 ■1．Notion メモ、タスク管理、議事録、資料の下書きまで一つにまとめられる情報整理アプリです。 思いついたアイデアをすぐに残せるため、移動中のメモや企画の下準備に向いています。パソコンとの同期もスムーズで、途中まで書いた内容をそのまま引き継げます。 ■2．Googleカレンダー 予定管理の定番アプリですが、業務では「予定の見える化」が大きな武器になります。 会議、締切、提出日などを色分けしておくことで、短時間でも今日やるべきことを瞬時に把握できます。 ■3．Trello 案件ごとの進行状況をカード形式で整理できる管理アプリです。 「未着手」「対応中」「確認待ち」などを視覚的に並べられるため、タスクの抜け漏れ防止に役立ちます。 ■4．Slack 社内外のやり取りをまとめて管理できるコミュニケーションアプリです。 メールよりも確認スピードが早く、短い空き時間でも要点だけチェックできるのが強みです。 ■5．Microsoft Teams チャット、オンライン会議、ファイル共有を一体で扱える業務向けアプリです。 外出先でも会議資料を確認できるため、事前準備の時間を確保しにくい人に向いています。 ■6．Zoom 打ち合わせや商談に欠かせないオンライン会議アプリです。 アプリがあれば、急な打ち合わせにもスマホから参加でき、移動時間を無駄にしにくくなります。 ■7．Canva プレゼン資料、提案書の表紙、SNS用画像などを作れるデザインアプリです。 専門ソフトがなくても、テンプレートを使って短時間で見た目を整えられます。 ■8．Evernote アイデア、資料のスクリーンショット、音声メモなどを一括保存できる記録用アプリです。 「あとでまとめよう」と思っていた情報を、その場で残しておくのに適しています。 ■9．Dropbox ファイル共有に特化したクラウドストレージアプリです。 スマホで確認した資料をそのままチームと共有でき、パソコンを開けない場面でも作業を進めやすくなります。 ■10．ChatGPT 文章の下書き、構成案の整理、アイデア出しなどを補助してくれる対話型アプリです。 企画を考える前の壁打ち相手として使うことで、考える時間を短縮しやすくなります。 ここで大切なのは、「たくさん入れること」ではなく、「役割を分けて使うこと」です。 たとえば、 ・情報整理はNotion ・進行管理はTrello ・連絡はSlackやTeams ・資料づくりはCanva というように用途を固定すると、迷う時間が減り、スキマ時間でも迷わず作業に入れます。 また、スマホだけで完結させようとしすぎないこともポイントです。 短時間で下準備を済ませ、仕上げはパソコンで行うという流れを作ると、全体の作業効率が大きく向上します。 スキマ時間は短くても、積み重ねれば確かな差になります。 「後でまとめてやろう」ではなく、「今できるところまで進めておく」ための道具として、今回紹介したアプリを上手に取り入れてみてください。 毎日の業務が少しずつ整い、仕事の進み方にも変化を感じられるはずです。